Managing Meetings for Results
Pemborosan Waktu?
Sebagai level supervisor dan manajer, tugas dan fungsi utama kita adalah memimpin dan mengkoordinasi tim kita. Oleh karena itu, sebagian besar waktu kita digunakan untuk menghadiri atau mengadakan rapat koordinasi. Sayangnya, kebanyakan dari rapat kita agaknya terasa sebagai pemborosan waktu berharga kita.
Seringkali waktu yang dialokasikan untuk rapat tidak sebanding dengan hasil rapat tersebut. Kebanyakan rapat terasa sangat panjang dan tanpa hasil yang cukup signifikan. Sebenarnya rapat yang baik merupakan investasi waktu, bukannya pemborosan waktu.
Anda merasa rapat Anda terasa kurang produktif?
Rapat Oh Rapat
Rapat dalam arti sebenarnya adalah pertemuan antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama melalui interaksi verbal dan non verbal. Sasaran rapat itu sendiri bisa memberikan informasi, menggali ide maupun mencari kesepakatan atau keputusan.
Dengan majunya teknologi informasi, rapat di masa sekarang ini dapat dilakukan tanpa tatap muka langsung. Rapat dapat dilakukan secara virtual dengan jaringan telepon maupun internet yang menggunakan fasilitas video conferencing. Banyak penyelia online menyediakan layanan virtual meeting yang bahkan memungkinkan sang pemimpin rapat memperlihatkan dan mengendalikan tampilan dokumen atau slide yang sedang dibahas pada semua peserta rapat.
Persiapan Kedua Belah Pihak
Sudah banyak artikel ditulis tentang apa yang sebaiknya dilakukan pemimpin rapat dan peserta rapat saat menghadiri rapat dan menindaklanjuti hasil rapat. Tahapan yang cenderung banyak dilupakan dan disepelekan adalah persiapan sebelum rapat. Oleh karena itu, mari kita membahas tahap persiapan rapat.
Kesalahan utama rapat-rapat yang kita adalah adalah persiapan cenderung hanya dilakukan oleh pemimpin rapat. Untuk menjadikan rapat kita sebagai investasi waktu, semua pihak yang berkepentingan, baik pemimpin maupun peserta rapat, perlu mempersiapkan diri dan mengerjakan pekerjaan rumahnya masing-masing. Maka, sebenarnya diperlukan partisipasi dari kedua belah pihak. It takes two to tango!
Agar para peserta rapat dapat mempersiapkan diri dengan baik, mereka perlu mengetahui kontribusi yang diharapkan dari mereka sehingga mereka masing-masing mengetahui apa yang perlu mereka bawa ke dalam rapat. Disinilah seorang pemimpin rapat berperan berkomunikasi yang baik dan asertif sehingga mampu mengkomunikasikan apa yang menjadi sasaran tim dengan jelas dan memastikan setiap anggota tim tahu kemana tim ini akan berjalan. Memotivasi anggota tim untuk memberikan yang terbaik dan mau menerima suatu tanggung jawab tanpa takut untuk mendelegasikan.
Human Quality
Antusias dan semangat tinggi dalam mencapai tujuan adalah sikap diri yang paling disorot dari seorang pemimpin. Bayangkan jika seorang pemimpin tidak antusias dan tidak memiliki semangat yang tinggi dalam mencapai tujuan, hanya memberikan sasaran tanpa bertindak, diam dan melontarkan kata-kata seperti “pokoknya!!!”.
Loyal terhadap tim dan perusahaan serta selalu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman merupakan human quality seorang Pemimpin, dengan kata lain human quality ini merupakan attitude yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Pemimpin profesional haruslah memiliki sikap yang profesional juga, yang paling utama adalah pemimpin tersebut harus memiliki mindset positif dan menularkannya kepada orang lain, rekan maupun bawahannya.
Sudahkah Anda menjadi Pemimpin Profesional?
Pemimpin profesional adalah pemimpin yang memiliki ketiga kompetensi dasar tersebut. Pemimpin profesional perlu memiliki knowledge yang luas. Ia juga memerlukan people skills yang hebat sehingga mampu membina hubungan dengan baik serta memotivasi orang lain. Tidak ketinggalan, ia juga perlu memiliki human quality yang baik sehingga memiliki mindset positif yang bisa ditularkan kepada orang lain. Dengan demikian, orang lain akan mengikuti pemimpin tersebut dan melihatnya sebagai pemimpin yang profesional dan role model.
Sudahkah Anda memiliki ketiga kompetensi seorang pemimpin profesional tersebut?
Sumber : MDI News No. 174/XVIII/Februari 2012
0 komentar:
Posting Komentar